ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

НА „АРКОТРЕЙД“ ООД, ЕИК 148043182

I. Дефиниции

1. „Лични данни“ означава всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („СУБЕКТ НА ЛИЧНИ ДАННИ“) физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице.

2. „Обработване на лични данни“ означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване.

3. „Политика за защита на личните данни“ (по-долу за краткост „Политиката“), за целите на този документ, представляват правилата за защита на личните данни, които правила са съобразени с РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни ( по-долу за краткост „Регламента“) и се прилагат от „АРКОТРЕЙД“ EООД.

4. „Администратор“ означава физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на Съюза или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;

5. „Лица за контакт“ – физически лица – управители / изпълнителни директори / представители на юридически лица – клиенти / контрагенти на „АРКОТРЕЙД“ EООД.

6. „Служители на Дружеството“ – физически лица, наети на работа в „АРКОТРЕЙД“ EООД, сключили граждански или трудов договор със същото Дружество.

II. ИНФОРМАЦИЯ за „АРКОТРЕЙД“ EООД

1. „АРКОТРЕЙД“ EООД, ЕИК 200594897, със седалище и адрес на управление: гр. Варна, район „Приморски“, ул. „Генерал Столипин“ № 21, ет. 4 (по-долу „АРКОТРЕЙД“ „Дружеството“), е дружество, регистрирано в Република България, което е администратор и получател на лични данни, представлявано от управителя си Христина Стоянова Врангелова.

2. „АРКОТРЕЙД“ EООД обработва предоставените му лични данни законосъобразно и добросъвестно и по прозрачен начин по отношение на субекта на данните в съответствие с принципите и изискванията на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни (по-долу „Регламента“).

III. КАТЕГОРИИ ЛИЧНИ ДАННИ

1. „АРКОТРЕЙД“ EООД обработва следните лични данни на лицата, наети на работа по трудов договор при „АРКОТРЕЙД“ EООД, а именно: три имена, ЕГН, дата на раждане, адрес, номер на документ за самоличност.

2. „АРКОТРЕЙД“ EООД обработва следните „обикновени“ лични данни на физически лица – клиенти, а именно: три имена, ЕГН, адрес.

3. „АРКОТРЕЙД“ EООД обработва следните „обикновени“ лични данни на физически лица – представители на юридически лица, а именно: три имена, имейл и телефон.

4. „АРКОТРЕЙД“ EООД използва услугите на фирма за сигурност и охрана, която извъшва видеонаблюдение на помещенията, в които служителите на „АРКОТРЕЙД“ ЕООД полагат труд.

IV. ЦЕЛИ НА ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

1. В зависимост от субекта на лични данни, „АРКОТРЕЙД“ EООД обработва последните за следните цели:

1.1. данните по т. III.1. от тази Политика на служителите на дружеството се обработват с цел изпълняване на законовите задължения на Дружеството, като работодател по трудови правоотношения.

1.2. данните на субектите по т. III.3. от тази Политика се обработват с цел:

– изпълняване на сключени договори между „АРКОТРЕЙД“ EООД, от една страна, и юридическите лица – клиенти / контрагенти, от друга.

1.3. данните на субектите по т. III.2. и т. III.3. от тази Политика се обработват с цел:

– издаване на счетоводни документи за предоставени от „АРКОТРЕЙД“ EООД услуги / за продадени стоки.

2. „АРКОТРЕЙД“ ЕООД използва услугите на фирма за сигурност и охрана, която извъшва видеонаблюдение на помещенията, в които служителите на „АРКОТРЕЙД“ ЕООД полагат труд, с цел съблюдаването на безопасни условия на труд и с цел предотвратяването на посегателства върху имуществото на дружеството.

V. СРОК НА ОБРАБОТВАНЕ

1. Срок за обработване на личните данни по т. III. 1.

1.1. „АРКОТРЕЙД“ EООД обработва личните данни на служителите си в изпълнение на законовите си задължения да разработва и съхранява трудово досие на всеки служител, в което съхранява всички документи, свързани с възникване, изменение и прекратяване на трудовото правоотношение.

2.2. След прекратяване на трудовото правоотношение „АРКОТРЕЙД“ EООД съхранява документите от трудовото досие, с изключение на ведомостите за заплати, за срок от 3 години.

2.3. Ведомостите за заплати се съхраняват за срок от 50 г. по реда предвиден в Закона за Националния архивен фонд.

2.4. След изтичането на срока за съхранението на документите, които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, същите се унищожават.

2. Срок за обработване на личните данни по т. III. 2.

„АРКОТРЕЙД“ EООД събира личните данни на физически лица – клиенти само за издаване на счетоводни документи. Доколкото личните данни данни се съдържат в счетоводна документация, то „АРКОТРЕЙД“ EООД съхранява същите по реда и сроковете, регламентирани от българското законодателство.

3. Срок за обработване на личните данни по т. III. 3.

„АРКОТРЕЙД“ EООД обработва личните данни на физически лица – представители на юридически лица за следния период – от момента на тяхното предоставяне във връзка със сключен договор, до момента на прекратяване на договора и/ или до тяхното коригиране / заличаване по молба на субекти на данни, освен личните данни, съдържащи се в счетоводна документация, и личните данни, съдържащи се в документи, необходими за целите на счетоводството, които се съхраняват по реда и в сроковете, регламентирани от българското законодателство.

4. Срок за обработване на личните данни по т. III. 4.

Видеозаписите от камерите за видеонаблюдение се извършват и съхраняват от фирма за сигурност и охрана, чиито услуги „АРКОТРЕЙД“ ЕООД използва, по реда и в сроковете, предвидени в Закона за частната охранителна дейност.

VI. НАЧИН НА ОБРАБОТВАНЕ

1. „АРКОТРЕЙД“ EООД съхранява документите, съдържащи лични данни, на технически (електронен) и хартиен носител както следва:

– трудовите договори, сключени със служители се съхраняват на хартиен и електронен носител за срока по т. V, 1 от тази Политика.

– договорите, сключени с юридически лица, и издадените счетоводни документи се съхраняват на хартиен носител и електронен носител.

– видеозаписите от камерите за видеонаблюдение се обработват от фирма за сигурност и охрана, чиито услуги „АРКОТРЕЙД“ ЕООД използва, по реда, предвиден в Закона за частната охранителна дейност.

VII. ОСНОВАНИЯ ЗА ОБРАБОТВАНЕ

1. „АРКОТРЕЙД“ EООД обработва данните по т. III.1. от тази политика на основание сключени с тях трудови договори и в изпълнение на законовите си задължения, като работодател.

2. „АРКОТРЕЙД“ EООД обработва данните по т. III 2. и т. III. 3:

а) с оглед спазването на свои законови задължения;

б) за целите на легитимните си интереси и

в) за изпълнение на сключени договори / изпълнение на възложена работа.

3. Всеки от служителите на „АРКОТРЕЙД“ ЕООД изрично е предоставил своето съгласие да бъде наблюдаван с цел съблюдаване на безопасни условия на труд и с цел предотвратяването на посегателства върху имуществото на работодателя „АРКОТРЕЙД“ ЕООД, ЕИК 200594897.

VIII. ДОСТЪП ДО ЛИЧНИ ДАННИ

1. Право на достъп до личните данни по т. III.2. и т. III.3. имат служителите и представителите на „АРКОТРЕЙД“ EООД при спазване на всички правила за защита и конфиденциалност, счетоводна фирма, IT фирма за поддръжка и адвокати, чиито услуги „АРКОТРЕЙД“ EООД използва, както и трети лица в предвидените в закон случаи.

2. Достъп до личните данни на служителите на „АРКОТРЕЙД“ EООД, наети на трудови договори могат да имат следните трети – лица – счетоводна фирма, на IT фирма за поддръжка, адвокати, чиито услуги „АРКОТРЕЙД“ EООД използва, на компетентните държавни органи в случаите, установени в българското законодателство и в правото на Европейския съюз.

3. Достъп до записите от камерите за видеонаблюдение имат упълномощени представители на „АРКОТРЕЙД“ EООД, охранителната фирма, която ги извършва и съхранява, както и компетентните държавни органи в предвидените в закон случаи.

IX. Права на СУБЕКТИТЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ

1. Субектът на лични данни има право да получи от „АРКОТРЕЙД“ EООД потвърждение дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните и информация относно:

– целите на обработване;

– какви категории лични данни се обработват;

– получатели, пред които данните ще бъдат разкрити;

– срока за съхранение или критерии на определенянето му;

– правото да иска коригиране

– право да иска изтриване на личните данни;

– правото да иска ограничаване на обработването на личните си данни;

– право на преносимост на данните

– правото да възрази срещу такова обработване;

– правото на жалба до Комисията за защита на личните данни;

– лицето, което е предоставило данните (това право касае само лицата за контакт, посочени от юридическото лице).

2. ПРАВО НА КОРИГИРАНЕ

Субектът на лични данни има право да поиска от „АРКОТРЕЙД“ EООД да коригира данните му, както и да иска попълване на непълните лични данни.

3. ПРАВО НА ИЗТРИВАНЕ

3.1. Субектът на лични данни има право да поиска от „АРКОТРЕЙД“ EООД да изтрие свързаните с него лични данни.

3.2. „АРКОТРЕЙД“ EООД изтрива свързаните със субекта лични данни по негово искане когато:

– личните данни повече не са необходими за целите, за които са били събрани или са обработвани по друг начин;

– субектът на данните оттегля своето съгласие, в случаите когато основанието за обработване на данните е само и единствено това съгласие и няма друго основание за тяхното обработване;

– личните данни са били обработвани незаконосъобразно;

– личните данни трябва да бъдат изтрити с цел спазването на правно задължение по правото на Съюза или правото на държава членка, което се прилага спрямо администратора;

3.3. Когато субектът е поискал изтриване, „АРКОТРЕЙД“ EООД, предприема всички необходими мерки, за да уведоми администраторите, обработващи личните данни, че субектът на данните е поискал изтриване от тези администратори на всички връзки, копия или реплики на тези лични данни.

4. ПРАВО НА ОГРАНИЧАВАНЕ НА ОБРАБОТВАНЕТО

4.1. Субектът на данните има право да изиска от „АРКОТРЕЙД“ EООД ограничаване на обработването, когато е налице една от следните хипотези:

a) точността на личните данни се оспорва от субекта на данните, за срок, който позволява на „АРКОТРЕЙД“ EООД да провери точността на личните данни;

б) обработването е неправомерно, но субектът на данните не желае личните данни да бъдат изтрити, а изисква вместо това ограничаване на използването им;

в) „АРКОТРЕЙД“ EООД не се нуждае повече от личните данни за целите на обработването, но субектът на данните ги изисква за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;

г) субектът на данните е възразил срещу обработването съгласно член 21, параграф 1 от Регламента в очакване на проверка дали законните основания на администратора имат преимущество пред интересите на субекта на данните.

4.2. В случаите на ограничаване на обработването, личните данни се обработват, с изключение на тяхното съхранение, само със съгласието на субекта на данните или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции или за защита на правата на друго физическо лице или поради важни основания от обществен интерес за Съюза или държава членка.

4.3. „АРКОТРЕЙД“ EООД информира субекта, поискал ограничаването преди отмяната на същото ограничаване на обработването.

5. ПРАВО НА ПРЕНОСИМОСТ НА ДАННИТЕ

5.1. Субектът на данните има право да получи личните данни, които го засягат и които той е предоставил на администратор, в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат и има правото да прехвърли тези данни на друг администратор без възпрепятстване от администратора, на когото личните данни са предоставени, в случите когато:

– обработването е основано на съгласие или на договорно задължение и

– обработването се извършва по автоматизиран начин.

5.2. Когато упражнява правото си на преносимост на данните, субектът на данните има право да получи пряко прехвърляне на личните данни от един администратор към друг, когато това е технически осъществимо.

6. ПРАВО НА ВЪЗРАЖЕНИЕ СРЕЩУ ОБРАБОТВАНЕТО

6.1. В случаите, в които „АРКОТРЕЙД“ EООД обработва лични данни на основание чл. 6, пар. 1, б. „е“, а именно; за целите на легитимните си интереси на „АРКОТРЕЙД“ EООД или на трета страна, субектът на данните има право на възражение срещу обработването на лични данни, отнасящи се до него.

6.2. В този случай „АРКОТРЕЙД“ EООД прекратява обработването освен ако не докаже, че съществуват убедителни законови основания за обработването, които имат предимство пред интересите, правата и свободите на субекта на данни, или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции.

X. НАЧИН НА УПРАЖНЯВАНЕ НА ПРАВАТА

1. Субектът на лични данни отправя своите искания, запитвания и възражения до „АРКОТРЕЙД“ EООД на имейл arcotrade.eood@gmail.com

2. Исканията / запитванията / възраженията на субекта на данни могат да се отправят писмено до „АРКОТРЕЙД“ EООД на посочения адрес за контакт: гр. Варна, ул. „Генерал Столипин“ № 21, ет. 4.

3. Исканията / запитванията / възраженията могат да бъдат отправени и по електронен път на имейл arcotrade.eood@gmail.com

4. Исканията / запитванията / възраженията се отправят лично от физическото лице или от изрично упълномощено от него лице чрез нотариално заверено пълномощно.

5. Исканията / запитванията / възраженията съдържат: име, адрес и други данни за идентифициране на съответното физическо лице; описание на искането; предпочитана форма за предоставяне на информацията писмено, устно, по електронен път; подпис, дата на подаване на заявлението и адрес за кореспонденция / имейл за кореспонденция.

6. При подаване на заявление от упълномощено лице към заявлението се прилага и нотариално завереното пълномощно.

7. „АРКОТРЕЙД“ EООД се произнася по исканията, запитванията и възраженията на субектите на лични данни в срок до 1 /един/ месец, считано от получаването на искането, и в същия срок уведомява субекта за резултата, като изпраща съобщение по имейла за контакт, посочен от субекта на данни.

8. „АРКОТРЕЙД“ EООД предоставя поисканата от субекта информация писмено, устно или по електронен път със съобщение по имейл, в зависимост от изрично посочения от субекта начин.

9. „АРКОТРЕЙД“ EООД съобщава за всяко извършено коригиране, изтриване или ограничаване на обработване на всеки получател, на когото личните данни са били разкрити, освен ако това е невъзможно или изисква несъразмерно големи усилия. „АРКОТРЕЙД“ EООД информира субекта на данните относно тези получатели, ако субектът на данните поиска това.

10. „АРКОТРЕЙД“ EООД предоставя исканата информация на субекта на данните безплатно.

11. „АРКОТРЕЙД“ EООД има право да изиска заплащането на такса от страна на субекта на данните или да откаже да предприеме действия по искането когато исканията на субект за явно неоснователни или прекомерни поради своята повтаряемост.

12. Когато „АРКОТРЕЙД“ EООД има основателни опасения във връзка със самоличността на физическото лице, което подава искане, може да поиска предоставянето на допълнителна информация, необходима за потвърждаване на самоличността на субекта на данните.

13. За исканията / запитванията / възраженията „АРКОТРЕЙД“ EООД води нарочен регистър, в който се отбелязва накратко какво е съдържанието на искането / запитването / възражението, кой е субектът, който го отправя, дата на получаване на исканията / запитванията / възраженията, дата на произнасяне по последните от страна на „АРКОТРЕЙД“ EООД, дата на уведомяване, кратко изложение на съдържанието на произнасянето.

14. Всяка година „АРКОТРЕЙД“ EООД провежда периодичен преглед относно необходимостта от обработване на личните данни, съответно относно необходимостта от тяхното заличаване.

15. Потребителят може да се свърже с „АРКОТРЕЙД“ EООД чрез следния имейл (електронна поща): arcotrade.eood@gmail.com

XI. Заключителни разпоредби

За неуредените от тази Политика случаи се прилагат разпоредбите на Регламента и българското законодателство.